メールの書き方について

たとえあなたのメーラーの設定がただしくても、 読みにくいメールは読まれません。 多くの人に読んで欲しいと思うならば、 できるだけ読みやすいメールを書きましょう。

以下に書かれていることの多くはマナーです。 ですが、守らなければ、あなたは「マナー(常識)知らず」 と思われます。

改行について

電子メールはワープロなどと異なり、 段落で初めて改行するのではなく、 1行を半角で70文字程度をめどに、 改行コードを使用して各行ごとに改行しましょう。 1行が長い場合、配送経路によっては文章が欠落する可能性があります。

また、メーラーが勝手に折り返してしまう場合があります。 その場合、各行で改行すると二重に改行してしまい逆に読みづらい 文になってしまいます。 自分のメーラーの設定を確認してください。
自分の使うツールです。 「私はパソコン初心者なのでわからない」と言わず、 責任を持って調べ、確実に設定等を行い、 読みやすいメールを書くよう、心がけてください。

また、1行おきに書かれる方がいらっしゃいますが、 そのような書き方はやめましょう。 画面で見ると行間が詰まって読みにくいからだと思いますが、それは、 あなたのコンピュータ(端末)だけです。
他の人のコンピュータでは1行おきに書かれると 逆に行間がひどく空いてしまい非常に読みにくくなってしまいます。 最近のコンピュータ(Windows や Macintosh, UNIX の X Window など) はグラフィカルで、行間を自由に変更することができます。 読みやすくするのは読む方で対応できますから、 あなたはそのような気を使う必要はありません。

巨大なメールは送らない

メーリングリストには原則として画像データ等を含むような 巨大なメールを送らない ようにしてください。
メーリングリストに出されたメールは、 メンバの数だけコピーが作られ送られます。 巨大なメールは配送経路のネットワークの負荷を上げるため好まれません。 また、メールボックスが小さなメンバもいます。 その人に巨大なメールが送付されると、 それだけでメールボックスが溢れてしまい、 それ以降、メールが受け取れないという迷惑をかけることになります。 たとえ、巨大なメールを分割しても同じことです。 受ける側のメールボックスには同じサイズのメールが貯るのですから。

画像などは、 メーリングリストを介さず送りたい人だけに直接送るか、 自分のホームページ等に置き、 URL をメーリングリストへ連絡するなどの方法を取って下さい。

RFC1855(インターネットのマナー)より
URL(Uniform Resource Locator)やFTP 可能なバージョンの入手先を示せば済む場合には、 メーリングリストに大きいファイルを送ってはいけません。 ファイルを複合ファイル〔分割ファイル〕として送りたい時には、 そのグループの慣習に必ず従わなければいけません。 どんな慣習になっているのか知らない時には、尋ねましょう。

当メーリングリストでは添付ファイル付きメールのフィルタリング(投稿拒否)、 およびメールのサイズ制限による投稿拒否を行っています。

返信する際に全文を引用しない

あるメールに返信メールを書く場合、 特に全文を引用する必要がある場合を除き、 元のメールの全文を引用することはやめて、 必要な部分だけを引用しましょう。
全文引用はメールのサイズを無駄に多くし、 あなたの書いた文章の内容を薄めます。
また、何十、何百行も引用してあり、 やっと最後までたどり着いたら、 「わかりました」 の1行だけのメールは読む側に苦痛を与えます。 引用は必要最低限にしましょう。

RFC1855(インターネットのマナー)より
そっけなさすぎることがない程度に簡潔な表現を心がけましょう。 メッセージに応答する時には、 理解するために十分なだけのオリジナルの文書を含めておき、 それ以上の部分は省略しましょう。ある1つのメッセージに返答するだけのために、 前のメッセージの全文を引用して含めるのは、 非常に悪いやり方です:無関係な部分はすべて削除しましょう。

たとえば 「返信する場合、元メールを引用してあったほうが、 どのメールに返信したかよくわかる」 という方もいらっしゃいます。 しかし、インターネットのメールには表題(Subject)、 Message-Id や References、 In-Reply-To などのヘッダがあり、 どのメールに返事をしたのかは、 それをらを見れば(またはメーラーの機能で)容易に分かるようになっています。 したがって、そのような理由で全文を引用する必要はありません。
もし、使っているメーラにそのような機能がないのであれば、 そんなメーラを使うのをやめましょう。 世の中にはもっと使いやすいメーラがたくさんあります。

また、 「読んだメールは捨ててしまうから、 全文を引用しておかないと会話を遡ることが出来なくて不便だ」 という方もいらっしゃいます。 残念ながら、このような方は、インターネットのメールの使い方を誤っています。 会話に必要なメールがあるのなら各自で自分のコンピュータに保存して下さい。 投稿するメール自体をメールボックス代わりに使ってはいけません。

さらに、 「私は全文を引用してないのに、メーラーが勝手に引用する」 という方もいらっしゃいます。 メーラーによっては返信メールを書くと、 元メールを勝手に全文引用する設定が製品出荷時にされているものがあります (cc:Mailなど)。 しかし、そういったツールでも設定を解除することで全文引用をしないように することが必ずできます。 もし、そういった場合はお使いのツールのマニュアルを丹念に読み、 設定を解除しましょう。
特に Microsoft Outlook(Express)のように引用がメールの末尾につけられてしまう場合、 編集し忘れることがあります。 Outlook Express のように引用が末尾につくメーラーを使っている人は、 引用時は必ず引用したメールの部分を編集することを忘れないようにしてください。

引用は適切に

引用の方法が適切でないとトラブルの元になります。 引用を重ねるとどの部分が誰の引用か分かりにくくなります。 引用をする場合、特に引用を重ねる場合は、 それぞれの引用が誰の書いたものであるか、 必ず明確に分かるように引用して下さい。 もし、それが難しければ引用しないで下さい。

Reply-To ヘッダについて

当メーリングリストによって配付されたメールは以下の規則で Reply-To のヘッダを変更します。
  1. 送られて来たメールに Reply-To が指定されていた場合は、 その Reply-To は変更せずに各メンバへ送られます。
  2. 送られて来たメールに Reply-To ヘッダがない場合は、 メーリングリスト宛に Reply-To ヘッダが設定されます。
これは、当メーリングリストでは メールを書いた人の 「意図した Reply-To の設定を尊重します」 ということです。 したがって、通常、メーリングリスト上で会話を続ける場合には、 絶対に Reply-To ヘッダは指定しないで下さい。 誤って指定すると、あなたの投稿に対する返事は メーリングリストではなくダイレクトメールでしか送られてこなくなります。

一方、アンケートなどを募集する場合は、Reply-To ヘッダをアンケート係 のアドレスに設定しておけば、 「このメールに返信すると自動的にアンケート係宛のメールになります」 ということができます。

メールの表題(Subject)について

メールの表題はメールの内容を反映したものであるべきです。
「報告」や「教えてください」だけでは何の報告であるのか、 何を聞きたいのかがわかりません。 必ず内容が明確にわかる表題にしましょう。

長い会話のうちにメールの表題が内容と異なってしまっていることがよくあります。 表題と内容が食い違ってきたら、 メールの表題を適切に変更しましょう たとえば「リコールについて」という表題でリコールについて話を初め、 会話がディーラの話にずれてきたな、と感じたならば、 表題を「ディーラの××について」に変更すべきでしょう。 誰が変更しても構いません。 気がついた人が変更しましょう。

もし、「リコールについて」という表題も残したければ、 「ディーラの××について(was リコールについて)」 という書き方もアリです。 ただし、あまり長い表題にならないようにしましょう。

もちろん、 「表題なし」のメールは厳禁です。 読み手は何が書かれているか、メールを開かないとわかりません。 それは大変に不親切なメールです。

話の流れをさえぎらないこと

メーリングリストでは、同時に複数の話題が話されています。 メーリングリストはそれぞれの話題に対して、 メールで返信するとで「話の流れ(スレッド)」が形成されます。
最近のメーラではこのスレッドを表示することができます。

thread

このように誰がどの話題に対して返信したががわかります。
これは電子メールの決して最近の機能ではなく、 インターネットの電子メールが作られたときからある、 In-Reply-To ヘッダや References ヘッダ (どちらも「誰がどのメールに返信したかを記録するメールヘッダ) によって存在していた機能です。
このようにスレッド形式で表示すると話の流れを追いやすく、 読み手としてはとても便利です。
ところが、このスレッドが切れたり変わってしまったりすることがあります。

切れたスレッド
broken thread

これは、れたスレッドのメールを送信した人のメーラが In-Reply-To もしくは References ヘッダを付加していないために発生します。 原因は2点、考えられます。 スレッドは「返信」することで形成されます。 スレッドを切ってしまうことは、読み手に対して、 話題の流れを探させる(このメールはどの話題のメールなのか) ことになります。 スレッドを形成するために 話題に沿った返信は必ずメーラの「返信」で作成する ようにしてください。
メーラが対応していない場合は、 そのメーラから対応しているメーラに乗り換えるべきでしょう。 そのメーラは常に送信先の読み手に苦痛を強いるメーラだからです。

上記とは別に、途中で無理矢理変更されてしまう場合があります。

変えられたスレッド
broken thread

このように まったく違う話題がスレッドとして形成されてしまっています。 この原因は、完全にユーザの横着です。
このユーザはメーリングリストへのメールを作成するときに、 宛先がわからないため、話題に関係のない誰かのメールに返信することで、 メーリングリストに投稿したのです。 それはもはや「返信」ではありません。

投稿先のメーリングリストのメールアドレスは必ずアドレス帳に登録し、 新しい話題を投稿する場合は、 必ずメーラの「メールの新規作成」で作成してください。 決して、横着して関係のないメールに返信しないで下さい。

署名(signature)について

メールの最後に署名を書くことはある意味たいせつなことです。 署名を書くことで、その人が誰であるか From: ヘッダより明確にわかります。 また、署名があることでメールの最後であることがわかります。 つまり、署名があることで何かのトラブルでメールが途中で切れて 配送されてしまっていないことが確認できます。

しかし、それ以上の情報を持っていませんし、 署名は必ず付けなければならないものでもありません。
何十行もの署名は逆に目障りであるだけでなく、 あなたの書いたメールの本文の印象を弱めます。 受け取った人は、あなたは本文を読んで欲しいのか、 巨大で大変凝った署名を見て欲しいのかわからなくなってしまいます。

昔は「署名は4行以内に」という習慣がインターネットにありました。 昔は署名が長いと4行に切られてしまったものです。 今はそのように勝手に署名を切ってしまうようなことはありませんが、 署名は多くても数行にまとめるのがよいでしょう。

RFC1855(インターネットのマナー)より
署名をつける場合、署名は短くしておきましょう。 経験則では4行以下です。 多くの人が、1分毎に接続料金を支払っていることを忘れてはいけません。 あなたのメッセージが長ければ長いほど、 彼らはたくさん支払いをしなければならないのです。

簡潔な署名はあなたのメールの内容をより引き立たせます。
さて、署名は重要かも知れませんが、 署名を書き忘れたからといって、 署名を付けたメールを出しなおすほどのことではありません。 正しく届いていれば、署名は必須ではありません。 誰からのメールであるかは確実に From: ヘッダでわかりますから。

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